Les 5 meilleurs outils collaboratifs
La pandémie de Covid a été le catalyseur d’une tendance déjà présente auparavant : le télétravail.
Alors que seulement 25% des salariés français pratiquaient régulièrement le télétravail en 2017, ce taux est passé à plus de 40% pendant la pandémie et est resté élevé après, s’établissant à 36% en 2022.
La loi et les entreprises ont donc dû s’adapter à ce nouveau mode de travail, qui présente bien des avantages, mais aussi des inconvénients s’il n’est pas bien mis en place au sein des organisations.
Une politique de télétravail bien conçue non seulement facilite la transition pour les employés mais améliore également la productivité et la satisfaction au travail. Découvrez nos 7 conseils pour que votre politique de télétravail soit efficace.
1. Sélectionnez le bon profil et la bonne fonction
Près d’un salarié sur deux (47 %) exerce une profession pour laquelle le télétravail a été quasi inexistant au cours de l’année 2021, même en période de pic de la crise sanitaire. Il s’agit très majoritairement d’ouvriers et d’employés et plus généralement de salariés exerçant des métiers dans la santé ou l’hébergement-restauration.
Tous les postes ne sont pas adaptés au télétravail.
Il est crucial de déterminer quels rôles peuvent être effectués à distance et de sélectionner les employés qui possèdent les qualités nécessaires pour réussir en télétravail, telles que l’autonomie, la discipline et de bonnes compétences en communication.
Assurez-vous que les fonctions choisies ne nécessitent pas une présence physique constante ou des équipements spécifiques non disponibles à domicile.
2. Définissez des objectifs quantifiables
Les objectifs sont essentiels pour évaluer la performance des employés en télétravail et suivre leur retour sur investissement (ROI). Chaque employé doit contribuer au succès de l’entreprise pour justifier sa place dans l’équipe. Cela s’applique aussi bien aux employés à distance qu’à ceux en présentiel.
En tant que manager, il vous incombe d’établir des objectifs clairs, des échéanciers et des lignes directrices en fonction des rôles de chacun. La clarté de ces objectifs évite toute ambiguïté sur l’évaluation des performances. L’honnêteté est cruciale dans cette démarche.
La confiance est également un indicateur de performance clé. Vous devez pouvoir compter sur vos employés à distance pour accomplir leurs tâches de manière autonome, en démontrant des compétences organisationnelles et de gestion du temps. Si vous avez des doutes, explorez-les, car la confiance est primordiale entre les employés à distance et les managers.
Mettez en place des méthodes de reporting régulières, comme des rapports hebdomadaires ou des réunions d’équipe, pour que les employés puissent faire part de leurs progrès et obtenir du feedback.
3. Utilisez les bons outils
Pour les entreprises ayant choisi le bon outil collaboratif, elles peuvent réaliser des gains de productivité allant jusqu’à +30%.
Pour que le télétravail soit efficace, les employés doivent avoir accès aux outils de collaboration appropriés. Cela inclut des plateformes de communication comme Slack ou Microsoft Teams et des solutions de gestion de projet comme Clikup ou Notion. Ces outils facilitent la communication, la gestion des tâches et le partage de documents, rendant le travail à distance aussi fluide que possible.
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4. Sécurisez les réseaux
En 2023, 49% des entreprises françaises ont subi au moins une cyberattaque réussie, selon le 9ème baromètre de la cybersécurité publié par le CESIN.
Malgré ses nombreux avantages, le télétravail présente des inconvénients, notamment en termes de sécurité. Vos collaborateurs se connectent au système d’information (SI) via des équipements personnels, souvent non sécurisés, augmentant ainsi les points d’accès non protégés. Plus il y a d’appareils mobiles connectés à votre réseau, plus la surface d’attaque s’élargit, exposant votre entreprise aux cyberattaques.
Il est impératif de mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles. Cela peut inclure l’utilisation de VPN, des logiciels antivirus à jour, des pare-feu, et des protocoles de sécurité renforcés pour l’accès aux réseaux internes.
Formez également les employés sur les bonnes pratiques de cybersécurité pour éviter les failles humaines.
5. Documentez, documentez, documentez !
Une documentation rigoureuse est essentielle pour assurer la transparence et l’accessibilité de l’information.
Documentez les échanges autant que possible, incluant les comptes rendus de réunions, les guides, les tutoriels, etc.
Cela garantit que toutes les informations sont disponibles pour tous les membres de l’équipe à tout moment, facilitant ainsi la continuité du travail et évitant les pertes d’information. Une bonne documentation contribue également à la formation des nouveaux employés et sert de référence pour les projets en cours.
6. Télétravail hybride : trouvez le bon équilibre
Parmi les salariés qui ont télétravaillé, 44 % l’étaient toute la semaine et 56 % une partie de la semaine seulement. Au total, 15 % des jours travaillés par l’ensemble des salariés en 2021 l’ont été en télétravail.
Le télétravail hybride, qui combine le travail à distance et le travail en présentiel, peut offrir le meilleur des deux mondes.
Il permet aux employés de bénéficier de la flexibilité du télétravail tout en maintenant des interactions en personne qui sont cruciales pour la collaboration et la culture d’entreprise.
Établissez un calendrier clair indiquant les jours où les employés doivent être au bureau et ceux où ils peuvent travailler de chez eux.
Les trois principaux leviers utilisés pour inciter au travail au bureau sont
- la montée en gamme des technologies (59 %)
- de meilleurs espaces de travail (46 %),
- ainsi que la programmation événementielle (45 %).
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