5 bonnes raisons d’utiliser un softphone en entreprise

Le softphone est le futur, voire le présent, des systèmes téléphoniques d’entreprise. Contrairement aux téléphones de bureau connectés à une ligne cuivre, un système de softphone fonctionne grâce à la technologie IP (Internet Protocol).

  • Les softphones sont alimentés par la technologie IP et remplacent les téléphones matériels traditionnels.
  • Les softphones utilisent un logiciel qui permet aux utilisateurs d’appeler des numéros de téléphone et d’utiliser la communication vocale via Internet.
  • Les avantages clés des softphones pour les entreprises incluent une expérience client améliorée, des appels optimisés et une compatibilité avec le travail hybride.
  • Les fonctionnalités des softphones basés sur le cloud comprennent l’enregistrement d’appels, le routage, la mise en file d’attente et la personnalisation.

Qu’est-ce que le Softphone ?

Un softphone est un logiciel de communication vocale via Internet qui remplace les téléphones matériels traditionnels. Il utilise des smartphones ou des ordinateurs pour transmettre des données vocales vers des numéros de téléphone via la technologie VoIP. Les softphones offrent une flexibilité et une rentabilité, accessibles de n’importe où avec une connexion Internet, ce qui les rend parfaits pour les entreprises. Les appels sont passés via un logiciel de bureau, des applications mobiles ou un navigateur Internet, utilisant le haut-parleur et le microphone de l’appareil pour transmettre la voix au destinataire. Bien que cela puisse sembler nouveau pour certains, les softphones offrent des fonctionnalités similaires aux téléphones matériels, avec des avantages en termes d’économie de temps et de flexibilité.

Softphone - comment ça fonctionne ? Numeritel

Téléphonie Centrex : comment ça marche ?

Les systèmes téléphoniques VoIP envoient des données vocales aux destinataires en utilisant les mêmes voies que les e-mails envoient des mots et des photographies. Les données (dans ce cas, des données sonores) sont divisées en segments et converties en codes binaires grâce à un logiciel appelé codec. Ces codes peuvent ensuite être envoyés d’ordinateur à ordinateur et “décodés” en sons originaux.

Même si votre service de softphone est une application Web, il peut être affilié à un numéro de téléphone “réel”, complet avec un code régional local si désiré.

Les fournisseurs de logiciels VoIP peuvent le faire en achetant des numéros auprès de réseaux opérateurs.

Les utilisateurs de softphones VoIP doivent être conscients des risques de qualité d’appel et de la manière de les atténuer. Comme les solutions basées sur le cloud dépendent d’une connexion Internet, elles sont susceptibles de rencontrer de nombreux problèmes que rencontrent toutes les applications basées sur Internet, notamment une performance lente due à une bande passante limitée.

5 avantages des softphones pour une entreprise

1. Flexibilité géographique

Un avantage clé des softphones est leur capacité à permettre aux utilisateurs de travailler de n’importe où. Avec un softphone, les employés peuvent rester connectés et effectuer des appels professionnels même lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des équipes distantes ou des employés en déplacement fréquent.

Softphone 📞

Optimisez vos communications grâce au softphone. 

2. Coût réduit

Les softphones éliminent le besoin de téléphones de bureau coûteux, de lignes téléphoniques traditionnelles et de matériel associé. Cela peut entraîner des économies significatives pour les entreprises, en particulier pour celles qui ont des besoins téléphoniques étendus ou qui cherchent à réduire leurs coûts opérationnels.

3. Intégration avec d'autres outils

Les softphones peuvent être facilement intégrés à d’autres outils de communication et de gestion d’entreprise, tels que les CRM (Customer Relationship Management), les logiciels de messagerie et de collaboration. Cette intégration permet une meilleure gestion des contacts, des appels et des données clients, ce qui améliore l’efficacité et la productivité globale.

4. Fonctionnalités avancées

Les softphones offrent généralement une gamme de fonctionnalités avancées, telles que la messagerie vocale, la conférence téléphonique, le transfert d’appels, l’enregistrement d’appels et la gestion des appels en attente. Ces fonctionnalités peuvent améliorer l’efficacité des communications internes et externes de l’entreprise.

4. Évolutivité

Les softphones sont souvent évolutifs, ce qui signifie qu’ils peuvent être facilement adaptés à mesure que les besoins de l’entreprise changent. Que ce soit pour ajouter de nouveaux utilisateurs, étendre les fonctionnalités ou augmenter la capacité, les softphones peuvent être flexibles pour répondre aux besoins en constante évolution des entreprises.

Fonctionnalités incontournables d'un softphone

Malgré son nom, le logiciel softphone fait bien plus que passer et recevoir des appels téléphoniques.

  • Listes de contacts : Stockez, accédez et gérez vos contacts, améliorant ainsi votre efficacité et votre organisation. Ne cherchez jamais frénétiquement le meilleur numéro pour joindre quelqu’un.
  • Messagerie texte : Envoyez et recevez des messages SMS et MMS via votre application softphone. Cela vous permet de envoyer des SMS depuis votre ligne VoIP.
  • Appels vidéo : Rencontrez-vous en vidéoconférence depuis votre application softphone. Plus besoin d’applications séparées ou de téléchargements complexes.
  • Messagerie vocale visuelle : Lisez facilement ou écoutez vos messages vocaux, sans code PIN ou touches à mémoriser. Vous pouvez également recevoir ces transcriptions de messages vocaux dans votre e-mail.
  • Intégration téléphonie-informatique (CTI) : La fonctionnalité CTI vous permet de répondre, rejeter ou mettre en attente des appels avec vos écouteurs. Gérez vos appels sans effort comme un pro grâce à un softphone.
  • Gestion de la présence : Indiquez si vous êtes indisponible pour les appels, en appel, ou disponible pour recevoir des appels entrants.
  • Transfert d’appels : Transférez les appels en toute transparence à un autre utilisateur ou équipe au sein de votre entreprise. Ainsi, les appelants n’ont pas besoin de rappeler.
  • Cryptage : Assurez-vous que vos conversations sont sécurisées et restent privées. Les softphones chiffrent les données téléphoniques, quelle que soit votre connexion Internet.
  • Conférence téléphonique : Conduisez une conférence audio de groupe instantanément sans processus de composition compliqué. Votre équipe collabore en un clic.
  • Enregistrement d’appels : Enregistrez automatiquement ou sur demande les appels téléphoniques afin de pouvoir vous rappeler les conversations passées et améliorer l’assurance qualité.
  • Identification de l’appelant : Gérez les informations d’identification de l’appelant fournies, telles que votre nom, votre entreprise, l’indicatif régional et le numéro de téléphone.
  • Convergence fixe et mobile : Passez d’un appareil à un autre sans interruption. Par exemple, si vous passez d’un téléphone de bureau à un softphone ou vice versa.

Une application facile à utiliser

L’application peut être ouverte sur un navigateur web, sur une appli mobile ou webapp depuis un ordinateur, rien deplus simple !

Le softphone en bref

Le softphone, central dans les systèmes téléphoniques d’entreprise, fonctionne grâce à la technologie IP, remplaçant les téléphones traditionnels. Il permet aux utilisateurs d’appeler via Internet, offrant une flexibilité et une rentabilité, idéales pour les entreprises. Avec des avantages tels que la flexibilité géographique, les coûts réduits, l’intégration avec d’autres outils, les fonctionnalités avancées et l’évolutivité, le softphone est un choix judicieux pour les entreprises cherchant à améliorer leurs communications.

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